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2021/11/19

イベント開催レポート(セミナー運営編)

こんにちは、ブログ担当の鈴木です。

本日の記事は、先月半ばに行われた自社セミナーについてのレポート(運営編)です!
レポートというか、もはやドキュメンタリーかもしれません(笑)
 
何しろセミナー運営の知見があるメンバーが社内にいなかったため、
すべては手探りからプロジェクトがスタートしたのです…。
 
事の始まりは9月の中旬すぎ、私がバックオフィスと兼任でHR担当になったばかりのころ、
人事HR責任者の長谷川さんからのこんな依頼がありました。
 

「リファラル採用促進のためのセミナー開催するのですが、

鈴木さんに指揮と運営をお願いできますか?」

 
そのときは何だか面白そうだったので即了承しました。
やったことがないことをやるのはいつでもワクワクする人間だったので、
できるかな…?よりもやってみたい!の興味本位が勝ってしまい(笑)
 
プロジェクト自体はすでにあるが、まだほぼ走り始めていない状態。
何からはじめればいいの?となりましたが
「どんな人に何を訴求したいか?」「どんなテーマで何を話すか?」を
スピーカーであるEF代表の東野さんに考えていただきそれを基にセミナーの全体像を考え、
WBSを長谷川さんと作成するところから始まりました。
(WBSとは?→「作業を分解して構造化する手法」簡単に言うとプロジェクトのタスク管理表のようなもの)
 
WBSについては、運営の経験がない中でいろんなサイトを調べたり
自分がセミナーの出席者だった際のことを思い出しながら抜け漏れがないように
準備や配慮が必要そうなことを書き込んでいきました。
(といってもやはり抜けは発生してしまい直前まで焦ることになるのですが・・・)
Article content
 
次に取り掛かったのが、セミナーのフライヤー作り。
セミナー運営をやったことがないので、いったいどんなフライヤーを作ればいいの?と
数日間は空き時間でひたすら「セミナー 案内 作り方」「セミナー チラシ 見本」
などGoogleで画像検索して過ごしました。
 
そしておおよそのイメージが固まり、何のソフトを使って作ろう?となり、
趣味でAdobeのプレミアプロを契約してたためAdobe InDesignで作成することに。
(契約していたといっても本格的に学ぶ前で、InDesignを利用したことはナシ)
 
YouTubeでInDesignの使い方動画を見ながら試行錯誤して作り上げ・・・
 

で、できたー!!!

 
と、意気揚々と提出するも「ここが見にくい」「これだと分かりにくいのでは?」
と差し戻しの嵐。この時は泣けました。
しかし、社内の意見を取り入れて行くうちにどんどん良くなっていくのが分かり
「意見を出し合うとより良いものになっていく」ということに改めて感動しました。
そして完成したのがこちらのフライヤーです👇
Article content
 
いかがでしょうか?初めてにしてはなかなか良くできたのでは?と自画自賛(笑)
このフライヤーを利用して、社内でセミナーについて周知し集客をお願いしました。
 

ここまで来たら、残るは当日に向けての準備!

と思ったのですが、ここで色々なことに気づきます。
申し込みフォーム作ってない・・・セミナー受講後アンケートフォームも・・・
セミナーに申し込んでもらった方へのご案内メール・・・
と、たくさんの「そういえば(必要だった)」に溢れました。
 
そんなこんなで時が過ぎるのはあっという間で
セミナー開催の一週間前になり、いざリハーサルに臨みます。
 
社内のMTGは基本的にGoogleMeetを使用しているのですが、今回はZoomでの開催。
失敗は許されないため、画面の録画がちゃんとできているか?を
何度も確認することに時間がかかり、進行の方は特にリハーサルせずに終了。
でもまあ何とかなるだろうでバックオフィスの業務に追われる日々。
 

本番はどんどん近づいてきます。

 
当日のMC用の台本を作成していなかったことに気づき作成する2日前…
当日までセミナー内容の資料が出来ずハラハラする1日前…
そして迎えた本番当日。
 
朝からソワソワしつつも「最終忘れたことはないかな?」と見返していると
セミナーに出席いただく方への前日リマインド忘れたぁぁぁぁぁあ!
うっかりしてました。
 
セミナーのリマインドって一週間前・前日・当日にするのが一般的だそうなのですが
もう当日。せめて当日に気づいてよかった、と急いで参加者の方にメールしました。
(参加者の方は皆様しっかり時間通りに出席くださいました)
 
そして本番2時間前になり、ふとこんな疑問が生まれます。
「自分が運営としてスタート10分前にはZoomに入って参加者の皆様を待つけど、
その間ってカメラとかどうするのだろう?なにも映さないのも変だし・・・」
調べてみると、なんとセミナー開始前の待機時間はパワポなどで
・受講の際の注意事項
・本日のアジェンダ
・スピーカーの紹介
などを映しておくのがよいとあるじゃありませんか!
もちろんさっき思いついたのでそんなものは用意していませんでした。
 
本番2時間前に滝のように(冷や)汗をかきながら資料作成。
この感じ、昔営業職をしていたときにプレゼン資料の自分パートが修正が入ってしまい
作成が終わっていなかった時のようだ。なんて考えながらなんとか作成しました。
 
スタート10分前、まずは開場するところまでは順調。
さっき作ったセミナーが始まるまでのお知らせの表示もOK、録画もOK
 
MCのカンペを早口で読みながら待機して早いようで短い10分があっという間に過ぎました。
 

いざ開始!!

慣れないZoomでのセミナー運営ということで、ある程度噛むのは覚悟していましたが
予想よりも噛んだり、台本があるのにつっかえてしまったりで勝手に一人で心が大波乱でした(笑)
自分のパートが終わって、会社紹介を弊社役員の池上さんからしていただき
Article content
 
その後、メインコンテンツを代表の東野さんにしていただいたのですが
 
Article content
あまりにも滑らかな口調と分かりやすい話し方に
「自分はまだまだ修行が足りないな」と痛感したのでした。
 
セミナー終了後は質疑応答を受け付けたのですが、たくさんの質問をいただき
「この質問いい質問だけど難しい質問ですね」と言いながら、
これまた淀みなく回答していく東野さん…
 
DXとかITとか全く関係ないけど、こういう風になるためにはどうしたらいいのかを
別途セミナーしてほしいと思う運営のスズキなのでした。-終-
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セミナー運営の裏側のドタバタ劇、ここまでお読みいただきましてありがとうございました。
セミナーの内容については別途レポートブログをUP予定ですのでそちらもご覧ください!
 
また、来年以降もセミナー開催していこうと思っておりますので、
このブログを読んでいただき興味をお持ちいただいた方、是非次回ご参加いただけますと幸いです!!